おはようございます！代表の安田です。
電子帳簿保存法の下での電子取引記録の検索機能に関して、「取引先」の検索に関する詳細性について触れていきます。
＜電子取引の検索要件＞
電子取引のデータ管理には、取引の年月日、取引金額、取引先の詳細を記録し、これらを基にした検索が可能であることが求められますが、取引先に関する検索では支店名や店舗名まで詳細に検索する機能は必須ではないとされています。
＜実際の適用例＞
例えば、「A社」の支店や店舗ごとの詳細な区分についてのデータがある場合、「A社」として全体を検索し、その結果から必要な支店や店舗の情報を選択するだけで十分とされています。
税務調査などで「A社○支店の請求書データを出して」と指定された場合でも、「A社」と検索し、該当するデータを抽出することで対応可能です。
＜海外取引先の取り扱い＞
海外企業との取引において外国語で記載された請求書等のデータ検索に関しても、原文の言語で検索する機能は必須ではありません。日本語やローマ字入力で適切に検索できるよう、適切な索引付けが求められています。
＜検索機能の実務上の注意点＞
検索ワードにより、必要な取引先が正確に表示されることが求められます。異なる検索ワードでも一貫した結果が得られるよう、システムの設定に注意が必要です。
検索結果と検索ワードが適切に紐づけられている状態を保つことで、税務調査時の効率的なデータ提示が可能となります。
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