単発取引でも形式上の貸倒れは使える？ 売掛金の貸倒損失を税理士が解説

こんにちは！代表の安田です。

売掛金の回収ができない場合、会社としては貸倒損失として処理できるかどうかを検討することになります。ただし、税務上の貸倒損失は、単に「回収できそうにない」というだけで自由に損金算入できるものではありません。

特に実務で迷いやすいのが、形式上の貸倒れです。

たとえば、次のような相談があります。

• 1回だけ販売した相手から代金を回収できない場合、形式上の貸倒れを使えるのか

• 通信販売やECサイトの未回収債権は、単発取引でも貸倒処理できるのか

• 1年以上経過の起算日はいつになるのか

• 形式上の貸倒れでは備忘価額を残す必要があるのか

形式上の貸倒れは、実務上よく使われる貸倒損失の基準ですが、継続的取引か単発取引かによって取扱いが変わるため注意が必要です。

今回は、単発取引でも形式上の貸倒れを適用できるのかについて、税理士の視点からわかりやすく解説します。

1．形式上の貸倒れとは

税務上、貸倒損失として計上できる基準の一つに形式上の貸倒れがあります。

形式上の貸倒れについて、債務者の資産状況等の悪化による取引停止時から1年以上経過した場合などに適用できる基準と説明されています。

これは、取引先との取引が停止し、長期間回収がない場合に、一定の外形的な基準により貸倒損失の計上を認めるものです。

ただし、どのような債権でも使えるわけではありません。形式上の貸倒れには、対象となる債権や取引関係について一定の前提があります。

2．対象は原則として「継続的な取引」から生じた売掛債権

形式上の貸倒れについて、ここでの取引は継続的な取引が対象とされています。

つまり、通常の営業活動として継続的に商品販売やサービス提供を行っていた取引先に対する売掛金などが主な対象です。

ここで重要なのは、形式上の貸倒れは、すべての未回収債権に使える制度ではないという点です。特に、貸付金等は対象から除かれ、商品販売等の営業活動で発生した売掛債権が中心になります。

3．なぜ継続的取引が前提なのか

形式上の貸倒れは、売掛債権について一定の外形基準で貸倒損失の計上を認める取扱いです。

商品販売等の営業活動で発生した売掛債権は、一般的な貸付金等とは異なり、履行遅滞になって直ちに債権確保手続きをとることが困難であることなどを理由に、外形基準で貸倒損失の計上を認めていると説明されています。

つまり、継続的な営業取引では、個々の売掛金についてすぐに法的手続を取ることが現実的でない場合があります。そこで、取引停止から1年以上経過するなどの外形的な基準により、貸倒処理を認める考え方が採られているわけです。

4．単発取引は原則として対象外

では、1回限りの取引から生じた売掛金はどうなるのでしょうか。

形式上の貸倒れについて、原則として、同一人に対し通常継続して行なうことのない取引は継続的取引に該当しないとされています。例として、偶発的に生じた不動産取引に係る売掛金等は、1年以上回収できなくても形式上の貸倒れを適用できないと整理されています。

つまり、たまたま1回だけ発生した大口取引や、通常継続することが予定されていない取引については、形式上の貸倒れを安易に適用できません。

5．ただし、単発取引でも例外的に適用できるケースがある

ここが今回の重要ポイントです。

形式上の貸倒れは原則として継続的取引が対象ですが、単発の取引でもこの基準を適用できるケースがあるとされています。

代表例が、一般消費者向けの通信販売です。

ECサイトやテレビ通販などでは、顧客ごとの取引が結果的に1回限りになることも少なくありません。しかし、事業者側としては、顧客情報を管理し、将来の再注文や継続利用を期待していることがあります。

このような場合には、形式上は1回限りの取引でも、例外的に継続的取引に該当すると考えられる余地があります。

6．通信販売ではなぜ単発でも認められるのか

一般消費者向けの通信販売について、顧客ごとに電話等による督促以上の手段を直ちに行ない、回収することが困難であると考えられます。

た

とえば、ECサイトやテレビ通販では、多数の顧客に対して少額債権が発生することがあります。その一つひとつについて、すぐに法的手続や債権確保手続を行なうことは、現実的ではありません。

そのため、通信販売のように、顧客情報を取引先台帳等で管理し、継続的取引を期待している場合には、結果的に1回限りの取引であっても、例外的に継続的取引に該当するとされています。

7．顧客情報を管理していることが重要

単発取引でも形式上の貸倒れを適用できるかどうかを考えるうえで、重要なのが顧客情報の管理です。

通信販売について、継続的な取引を期待して顧客の情報を取引先台帳等で管理していれば、結果的に1回限りの取引となったとしても、例外的に継続的取引に該当すると整理されています。

つまり、単に「1回だけ売った」というだけでは不十分です。事業者側が、継続的な取引を期待し、顧客情報を管理している実態があるかどうかがポイントになります。

8．1年以上経過の起算日はいつか

形式上の貸倒れでは、取引停止時から1年以上経過したかどうかが重要になります。

取引が複数回に及ぶ場合、1年以上の経過を判定する起算日は、取引停止時または最後の弁済期のいずれか遅い日とされています。

一方で、通信販売のように単発取引で例外的に形式上の貸倒れを適用する場合は、起算日が異なります。

9．単発取引の場合は弁済期から1年

単発取引の場合、1年以上経過の起算日はその取引に係る弁済期になるとされています。つまり、貸倒損失として計上できるのは、弁済期から1年を経過した日の属する事業年度です。

たとえば、ある通信販売の売掛金について、支払期限が令和6年5月31日だったとします。この場合、令和7年5月31日を経過した日の属する事業年度で、形式上の貸倒れとして処理できるかを検討することになります。

実務では、請求日ではなく、弁済期、つまり支払期限を正確に把握しておくことが重要です。

10．形式上の貸倒れでは損金経理と備忘価額が必要

形式上の貸倒れを適用する場合、帳簿処理にも注意が必要です。

形式上の貸倒れには、損金経理と備忘価額を付すことが求められるとされています。

備忘価額とは、たとえば売掛金の残高を全額消すのではなく、1円などの金額を残しておく処理です。これは、形式上の貸倒れでは、債権が法律的に完全消滅したわけではなく、将来回収可能性がゼロとは限らないためです。

したがって、形式上の貸倒れでは、全額を帳簿から消すのではなく、備忘価額を残す処理を忘れないようにする必要があります。

11．単発取引で適用する場合の実務上の注意点

単発取引で形式上の貸倒れを適用する場合は、通常の継続取引よりも慎重な確認が必要です。

特に、次の点を整理しておくとよいでしょう。

• その取引が通常継続して行われる性質のものか

• 結果的に1回限りになっただけか

• 継続的取引を期待して顧客情報を管理していたか

• 取引先台帳等に顧客情報が記録されているか

• 弁済期から1年以上経過しているか

• 督促等の回収努力を行っているか

• 損金経理と備忘価額の処理をしているか

偶発的な単発取引と、継続的取引を期待していたが結果的に単発となった取引は、税務上の評価が異なります。

12．実務でよくある誤解

このテーマでは、次のような誤解が起こりやすいです。

① 1年以上回収できなければ、どんな売掛金でも形式上の貸倒れにできる

これは誤りです。形式上の貸倒れは、原則として継続的な取引から生じた売掛債権が対象です。偶発的に生じた不動産取引に係る売掛金等は、1年以上回収できなくても適用できないとされています。

② 単発取引では絶対に形式上の貸倒れを使えない

これも正確ではありません。通信販売のように、継続的取引を期待して顧客情報を取引先台帳等で管理している場合には、結果的に1回限りの取引でも、例外的に継続的取引に該当するとされています。

③ 単発取引の起算日は取引日でよい

これも注意が必要です。単発取引の場合、1年以上経過の起算日はその取引に係る弁済期とされています。

13．会社が確認しておきたい実務ポイント

形式上の貸倒れを検討する際は、次の点を確認しましょう。

• 債権は貸付金等ではなく売掛債権か

• 継続的取引から生じた債権か

• 単発取引の場合、通信販売等の例外に当たり得るか

• 顧客情報を取引先台帳等で管理しているか

• 弁済期または取引停止時から1年以上経過しているか

• 損金経理をしているか

• 備忘価額を残しているか

• 回収不能の経緯を説明できる資料があるか

まとめ

形式上の貸倒れは、債務者の資産状況等の悪化による取引停止時から1年以上経過した場合などに、一定の売掛債権について貸倒損失の計上を認める基準です。ただし、原則として対象となるのは継続的な取引から生じた売掛債権であり、偶発的に生じた不動産取引のような単発取引は、1年以上回収できなくても形式上の貸倒れを適用できません。

一方で、一般消費者向けの通信販売のように、継続的取引を期待して顧客情報を取引先台帳等で管理している場合には、結果的に1回限りの取引であっても、例外的に継続的取引に該当するとされています。

この場合、1年以上経過の起算日はその取引に係る弁済期であり、弁済期から1年を経過した日の属する事業年度に貸倒損失として計上できることになります。また、形式上の貸倒れでは、損金経理と備忘価額を付すことも必要です。

貸倒損失は、税務調査でも確認されやすい項目です。だからこそ、単発取引か継続的取引か、例外的に継続的取引といえるか、弁済期から1年以上経過しているかを丁寧に確認し、帳簿処理と証拠資料を整えておくことが重要です。