インボイス制度でも仕入明細書で仕入税額控除はできる？記載事項と売手確認の注意点を税理士が解説
- 安田 亮
- 1 日前
- 読了時間: 17分
おはようございます！代表の安田です。
インボイス制度では、買手が仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書、いわゆるインボイスの保存が必要です。
そのため、「売手からインボイスをもらわないと仕入税額控除はできない」と考えている方も多いでしょう。
しかし、実務では、売手が請求書を発行するのではなく、買手側が「仕入明細書」「支払通知書」「支払案内」などを作成し、その内容に基づいて代金を支払う取引があります。
たとえば、農産物や水産物の取引、下請取引、委託販売、継続的な仕入取引、支払金額を買手側で集計する取引などです。
このような取引では、売手から請求書や領収書を改めて受け取らないケースもあります。
では、インボイス制度開始後、買手が作成した仕入明細書だけで仕入税額控除を受けることはできるのでしょうか。
結論から言うと、インボイス制度開始後も、一定の記載事項を満たし、売手の確認を受けた仕入明細書を保存することで、仕入税額控除を受けることができます。
ただし、従来の区分記載請求書等保存方式と比べて、登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額等など、追加で記載すべき事項があります。
また、買手が作成する書類であっても、登録番号は買手の番号ではなく、売手であるインボイス発行事業者の登録番号を記載する点に注意が必要です。
本日は、インボイス制度における仕入明細書による仕入税額控除、必要な記載事項、売手の確認方法、売上返還等や記載誤りがあった場合の対応を税理士の視点から解説します。
仕入明細書とは
仕入明細書とは、買手が売手から仕入れた内容や支払金額を記載して、売手に通知する書類です。名称は会社や業界によってさまざまです。たとえば、次のような名称で使われることがあります。
仕入明細書
支払通知書
支払明細書
支払案内
買掛金明細書
精算書
取引慣行上、買手側が取引内容を集計し、支払金額を確定させるケースがあります。
この場合、売手が請求書を発行するのではなく、買手が仕入明細書を作成し、その内容に基づいて代金を支払います。
従来の消費税制度でも、一定の要件を満たす仕入明細書は、仕入税額控除のために保存すべき請求書等に含まれていました。インボイス制度でも、この仕組みは引き続き認められています。
インボイス制度では原則としてインボイス保存が必要
インボイス制度では、買手が仕入税額控除を受けるために、原則として次の要件を満たす必要があります。
帳簿の保存
適格請求書等の保存
売手が適格請求書発行事業者であること
取引内容が課税仕入れに該当すること
つまり、買手は、売手から交付されたインボイスを保存しなければ、原則として仕入税額控除を受けることができません。
ただし、ここでいう「適格請求書等」には、売手が交付する適格請求書だけでなく、買手が作成する仕入明細書等で一定の要件を満たすものも含まれます。
したがって、買手が作成した仕入明細書を保存することで、仕入税額控除が認められる場合があります。
仕入明細書で仕入税額控除できる理由
インボイス制度の目的は、売手と買手の間で、適用税率や消費税額等について認識を一致させることにあります。
売手がインボイスを発行する場合は、そのインボイスにより、売手・買手双方が取引内容、税率、消費税額等を確認できます。
一方、買手が仕入明細書を作成する場合でも、売手がその記載内容を確認していれば、同じように取引内容や消費税額等について双方の認識を一致させることができます。
そのため、インボイス制度でも、買手が作成した仕入明細書について、必要事項を記載し、売手の確認を受けて保存することで、仕入税額控除が認められます。
この場合、買手は売手に対して改めて適格請求書の交付を求める必要はありません。
また、売手側も、買手から求められないのであれば、別途インボイスを交付する必要はありません。ただし、仕入明細書方式を使うかどうかは、売手と買手の間で事前に確認しておくことが大切です。
仕入明細書には売手の確認が必要
仕入明細書による仕入税額控除で最も重要なのが、売手の確認です。
買手が作成した仕入明細書を保存していても、売手の確認を受けていなければ、仕入税額控除のための請求書等として認められません。
なぜなら、仕入明細書は買手が作成する書類だからです。
買手だけが一方的に作成した書類では、売手がその取引内容、税率、消費税額等を確認しているとはいえません。
インボイスは、売手と買手の認識を一致させるための書類です。
そのため、仕入明細書についても、売手が記載内容を確認していることが必要になります。
確認方法は、必ず売手の押印をもらわなければならないというものではありません。
メール、システム、通知文言など、実務に合った方法で確認を受けることができます。
売手の確認方法
売手の確認を受ける方法には、いくつかのパターンがあります。
＜仕入明細書を売手へ送付し、売手から確認済みの通知を受ける方法＞
メールで「内容を確認しました」と返信してもらう方法や、取引先システム上で確認ボタンを押してもらう方法が考えられます。
＜仕入明細書に一定の文言を記載し、売手の了承を得ておく方法＞
たとえば、取引基本契約書や仕入明細書に、次のような文言を入れておきます。
「本明細書の記載内容について、送付後〇日以内に異議の申出がない場合には、確認済みとします。」
「本支払通知書の内容について、通知後〇週間以内にご連絡がない場合は、記載内容を確認したものとして取り扱います。」
このような方法も、売手の確認を受ける方法として認められます。
ただし、あらかじめ売手との間でその取扱いについて了承を得ておくことが必要です。
仕入明細書に記載すべき事項
インボイス制度において、仕入明細書には適格請求書と同様の事項を記載する必要があります。具体的には、次の事項です。
仕入明細書の作成者の氏名または名称
売手の氏名または名称および登録番号
取引年月日
取引内容
軽減税率の対象である場合はその旨
税率ごとに区分して合計した対価の額
適用税率
税率ごとに区分した消費税額等
このうち、従来の制度から追加・変更された重要項目が、売手の登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額等です。
仕入明細書を従来の様式のまま使い続けている場合、これらの項目が不足している可能性があります。インボイス制度に対応した様式へ見直しましょう。
登録番号は売手の番号を記載する
仕入明細書で間違えやすいのが、登録番号です。
仕入明細書は買手が作成する書類です。
そのため、つい買手である自社の登録番号を書いてしまいそうになります。
しかし、仕入明細書は適格請求書の代わりとなるものです。
適格請求書に記載される登録番号は、課税資産の譲渡等を行った売手の登録番号です。
したがって、仕入明細書に記載する登録番号も、インボイス発行事業者である売手の登録番号です。買手の登録番号ではありません。
実務では、取引先マスタに売手の登録番号を登録し、仕入明細書へ自動反映されるようにしておくとミスを防ぎやすくなります。
税率ごとの区分が必要
インボイス制度では、標準税率10％と軽減税率8％の取引を区分して記載する必要があります。仕入明細書でも同じです。
たとえば、同じ仕入明細書の中に、10％対象の商品と8％対象の商品が混在する場合には、税率ごとに区分して対価の額を合計し、それぞれの適用税率と消費税額等を記載します。
軽減税率対象品目がある場合には、その旨も記載します。
税率区分を誤ると、買手の仕入税額控除額だけでなく、売手側の売上税額にも影響します。
仕入明細書方式では、買手が税率や消費税額等を計算するため、売手の確認を受ける仕組みが特に重要になります。
仕入明細書を使う場合の売手側の対応
仕入明細書方式では、買手が作成した明細を売手が確認します。
売手側から見ると、自社がインボイスを交付する代わりに、買手が作成した仕入明細書の内容を確認することになります。
売手は、自社の登録番号、取引内容、税率、消費税額等が正しく記載されているかを確認する必要があります。
もし記載内容に誤りがある場合には、買手に連絡して修正してもらう必要があります。
売手が確認せずに放置していると、後で売上税額や取引内容について認識違いが生じる可能性があります。
特に、軽減税率対象取引や返品・値引きが多い取引では、売手側も仕入明細書の確認体制を整えておきましょう。
仕入明細書方式を導入する際の事前協議
インボイス制度では、売手に適格請求書の交付義務があります。
ただし、買手が仕入明細書を作成し、その保存により仕入税額控除を行う場合、売手に対して改めて適格請求書の交付を求める必要はありません。
そのため、売手と買手の間で、どちらの方法を採用するかを事前に協議しておくことが重要です。次のような点を決めておきましょう。
売手がインボイスを交付するのか
買手が仕入明細書を作成するのか
仕入明細書の送付方法
売手の確認方法
異議申出の期限
記載誤りがあった場合の修正方法
返品や値引きがあった場合の処理方法
電子データで保存する場合の保存方法
取引基本契約書にこれらのルールを盛り込んでおくと、実務が安定します。
売上返還等があった場合
インボイス制度では、売上返品、売上値引き、売上割戻し、売上割引などがあった場合、売手であるインボイス発行事業者は、原則として適格返還請求書を交付する必要があります。
ただし、買手が作成する仕入明細書に、返品や値引きなどに関する適格返還請求書として必要な事項が記載されている場合には、売手から改めて適格返還請求書を交付する必要はありません。
たとえば、買手が作成する支払通知書の中で、当月仕入分と返品分・値引分を区分して記載し、税率ごとの対価の額や消費税額等も整理している場合です。
この場合も、売手の確認を受けることが必要です。
返品や値引きが多い業界では、仕入明細書の様式に、売上返還等の記載欄を設けておくとよいでしょう。
記載内容に誤りがあった場合
買手が作成した仕入明細書の記載内容に誤りがあった場合は、誤りを修正した仕入明細書を作成し、改めて売手の確認を受ける必要があります。たとえば、次のような誤りです。
売手の登録番号が誤っている
取引年月日が誤っている
税率区分が誤っている
軽減税率対象品目の表示が漏れている
税率ごとの対価の額が誤っている
消費税額等の計算が誤っている
返品や値引きの処理が漏れている
売手名が誤っている
売手が発行したインボイスに誤りがある場合には、売手が修正インボイスを交付します。
一方、買手作成の仕入明細書に誤りがある場合には、買手が修正した仕入明細書を作成し、売手の確認を受けることになります。
誤りが見つかった場合の連絡・修正手順を事前に決めておきましょう。
複数書類の組合せでもよい
インボイスの記載事項は、必ず1枚の書類にすべて記載されていなければならないわけではありません。複数の書類であっても、それらの関連性が明確で、全体として必要事項を確認できれば、インボイスの記載事項を満たすことができます。
仕入明細書も同じです。たとえば、次のような組合せが考えられます。
支払通知書
取引明細一覧
取引基本契約書
登録番号一覧
返品明細書
電子取引データ
これらの書類相互の関連が明確であり、全体として仕入明細書の記載事項を満たしていれば、それらを保存することで仕入税額控除を行なうことができます。
ただし、書類の関連性が分かりにくい場合や、どの取引にどの登録番号・税率・消費税額が対応するのか確認できない場合は問題になります。保存時には、書類同士を紐づけて管理しましょう。
電子データで作成・保存する場合
仕入明細書を電子データで作成し、メールや取引先ポータルで売手へ送付するケースもあります。
この場合、消費税のインボイス制度だけでなく、電子帳簿保存法の電子取引データ保存にも注意が必要です。
電子メールで送受信したPDFの仕入明細書や、Webシステム上で確認した支払通知データは、電子取引データに該当する可能性があります。
電子取引データについては、原則として電子データのまま保存する必要があります。
紙に印刷して保存するだけでは、電子帳簿保存法上の保存要件を満たさない場合があります。
仕入明細書を電子運用する場合は、インボイスの記載事項、売手の確認記録、電子帳簿保存法の保存要件をセットで確認しましょう。
仕入明細書方式が向いている取引
仕入明細書方式は、すべての取引で使う必要はありません。
売手から通常どおりインボイスを受け取る方が簡単な取引も多いです。
一方、次のような取引では、仕入明細書方式が実務に合うことがあります。
買手が検収数量を確定する取引
買手が支払金額を集計する取引
継続的な仕入取引
多数の納品を月次でまとめて支払う取引
売手が請求書を発行しない取引慣行がある業界
委託販売や精算取引
農産物・水産物などの集荷取引
このような取引では、買手が作成する仕入明細書をインボイス対応させることで、従来の取引慣行を大きく変えずに仕入税額控除の要件を満たせる可能性があります。
仕入明細書方式のメリット
仕入明細書方式には、買手側・売手側の双方にメリットがあります。
買手側のメリットは、支払金額を自社で集計・管理できることです。
検収数量や単価、返品・値引きなどを反映した支払通知書を作成し、そのまま仕入税額控除の根拠資料として保存できます。
売手側のメリットは、買手が作成する仕入明細書で対応する場合、改めてインボイスを交付しなくてもよいことです。
ただし、売手は仕入明細書の内容を確認する必要があります。
取引量が多い業界では、売手が個別に請求書を作成するより、買手が月次で仕入明細書を作成する方が実務に合うことがあります。
仕入明細書方式のデメリット
一方、仕入明細書方式には注意点もあります。
買手側は、売手の登録番号や税率、税率ごとの消費税額等を正しく記載しなければなりません。登録番号の確認や取引先マスタの整備が必要です。
また、売手の確認を受ける仕組みを作らなければなりません。
単に社内で仕入明細書を作成して保存しているだけでは不十分です。
売手側も、買手から送付された仕入明細書を確認する負担があります。
特に、税率区分や返品・値引きが多い取引では、確認作業が重要になります。
仕入明細書方式を導入する場合は、システム対応、契約書整備、確認フロー、修正フローをまとめて検討しましょう。
取引基本契約書に入れておきたい文言
仕入明細書方式を使う場合、取引基本契約書に確認方法を定めておくと実務がスムーズです。たとえば、次のような内容です。
買手が毎月仕入明細書を作成し、売手へ送付すること
仕入明細書には、インボイス制度上必要な事項を記載すること
売手は、仕入明細書の内容を確認すること
送付後〇日以内に異議の申出がない場合、売手が記載内容を確認したものとみなすこと
記載誤りがある場合は、売手が買手へ速やかに連絡すること
買手は、誤りを修正した仕入明細書を作成し、売手の確認を受けること
返品・値引き等がある場合の処理方法
電子データで送付・保存する場合の方法
このような文言を入れておけば、売手確認の根拠を説明しやすくなります。
税務調査で確認されやすいポイント
仕入明細書による仕入税額控除について、税務調査では次のような点が確認される可能性があります。
仕入明細書に必要事項が記載されているか
売手の登録番号が記載されているか
登録番号が有効か
取引年月日、取引内容が分かるか
軽減税率対象品目の表示があるか
税率ごとの対価の額が区分されているか
適用税率が記載されているか
税率ごとの消費税額等が記載されているか
売手の確認を受けているか
確認方法が契約書や仕入明細書に明記されているか
記載誤りがあった場合に修正しているか
返品・値引きに関する記載があるか
電子データで保存している場合、電子帳簿保存法に対応しているか
仕入明細書方式は便利ですが、要件を満たしていなければ仕入税額控除が否認されるリスクがあります。
よくある誤解
仕入明細書による仕入税額控除について、実務上よくある誤解を整理します。
買手が作成した明細を保存していればよい
仕入明細書は、売手の確認を受けていることが必要です。
次に、「登録番号は買手の番号を書く」という誤解です。
仕入明細書に記載する登録番号は、インボイス発行事業者である売手の登録番号です。
売手確認は必ず押印が必要
確認通知、電子システムでの確認、一定期間内に異議がない場合に確認済みとする方法なども考えられます。
仕入明細書に誤りがあっても社内修正だけでよい
誤りがあった場合は、修正した仕入明細書を作成し、売手の確認を受ける必要があります。
実務上のチェックポイント
仕入明細書方式で仕入税額控除を受ける場合は、次の点を確認しましょう。
仕入明細書方式を売手と合意しているか
売手が適格請求書発行事業者か
売手の登録番号を確認しているか
仕入明細書に売手の登録番号を記載しているか
取引年月日、取引内容を記載しているか
軽減税率対象品目がある場合、その旨を記載しているか
税率ごとの対価の額を区分しているか
適用税率を記載しているか
税率ごとの消費税額等を記載しているか
売手の確認を受けているか
確認方法を契約書または仕入明細書に明記しているか
返品・値引きがある場合の記載に対応しているか
誤りがあった場合の修正フローを決めているか
電子データ保存に対応しているか
このチェックを行なうことで、インボイス制度下でも仕入明細書方式を安心して運用しやすくなります。
まとめ
インボイス制度では、買手が仕入税額控除を受けるために、原則として売手から交付された適格請求書を保存する必要があります。
しかし、買手が作成する仕入明細書であっても、一定の要件を満たせば、仕入税額控除のための請求書等として保存できます。
仕入明細書方式を使う場合には、適格請求書と同様の事項を記載する必要があります。
具体的には、仕入明細書の作成者の氏名または名称、売手の氏名または名称および登録番号、取引年月日、取引内容、軽減税率対象である場合はその旨、税率ごとに区分した対価の額、適用税率、税率ごとの消費税額等です。
特に注意したいのは、登録番号です。
仕入明細書は買手が作成する書類ですが、記載する登録番号は買手ではなく、売手であるインボイス発行事業者の登録番号です。
また、仕入明細書は、売手の確認を受けたものでなければなりません。
確認方法としては、売手から確認通知を受ける方法のほか、取引基本契約書や仕入明細書に「送付後一定期間内に異議がない場合は確認済みとする」旨を記載し、売手の了承を得ておく方法などがあります。
売上返品、値引き、割戻しなどがある場合には、仕入明細書に適格返還請求書として必要な事項を記載することで、売手から改めて適格返還請求書を交付してもらわなくてもよい場合があります。
また、仕入明細書の記載内容に誤りがあった場合には、誤りを修正した仕入明細書を作成し、売手の確認を受ける必要があります。
仕入明細書方式は、従来の取引慣行を大きく変えずにインボイス制度へ対応できる便利な方法です。一方で、登録番号、税率区分、売手確認、修正手続、電子保存など、実務上の管理ポイントは多くあります。
仕入明細書による仕入税額控除やインボイス制度対応で迷う場合は、税理士へ相談することをおすすめします。
神戸での起業や開業に関するご相談、顧問税理士をお探しの方は安田亮公認会計士・税理士事務所までお問い合わせください！
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【この記事の執筆者】
安田 亮（公認会計士・税理士）
安田亮公認会計士・税理士事務所 代表
京都大学経済学部在学中に公認会計士試験に合格。有限責任 あずさ監査法人、株式会社神戸製鋼所での実務経験を経て、2018年に神戸市で独立。
現在は、中小企業から上場企業に対する税務顧問、決算支援、税効果会計、連結決算、新リース会計基準への対応、組織再編、補助金・助成金に関する支援などを行なっています。また、金融機関や大手企業が運営する税務・会計・経営分野のWebメディアにおいて、記事の執筆・監修にも携わっています。
事務所ブログでは、税制改正や会計基準、経営実務に関する情報を、専門用語をできるだけかみ砕き、経営者や経理担当者の方に役立つ形で解説しています。
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