税務調査がオンライン化？国税庁のメール・Teams・PrimeDrive対応と注意点を解説
おはようございます！代表の安田です。
税務調査といえば、税務署や国税局の職員が会社や事業所を訪問し、帳簿書類を確認する実地調査をイメージする方が多いでしょう。
しかし、国税庁では政府共通の業務実施環境である「ガバメントソリューションサービス（GSS）」の導入に伴い、税務調査や行政指導などの業務にオンラインツールを活用する取組を進めています。
オンライン調査では、メールによる日程調整や資料提出、Microsoft Teamsを利用した打合せ、PrimeDriveを利用した大容量データの受渡しなどが行われます。
もっとも、税務調査がすべてオンラインで完結するようになったわけではありません。実地調査は対面による実施が基本であり、オンラインツールは調査を効率化できる場合に、納税者や税理士等の同意を得て利用されます。
本日は、国税庁が税務調査等で利用するオンラインツールの種類、利用開始までの手続、メールで行われる連絡の範囲、電子データを提出する際の注意点を解説します。
税務調査等でオンラインツールの利用が始まっている
国税庁では、法人・個人を問わず、各税目に関する税務調査等にオンラインツールを利用できる体制を整えています。
対象となるのは、一般的な法人税や所得税の実地調査だけではありません。
オンラインツールを利用できる「調査等」として、次の業務が示されています。
実地調査
実地調査以外の調査
反面調査等
行政指導
法定監査等
利用者についても、調査対象となる納税者本人だけに限られません。
法人の場合は代表者のほか、関与税理士や経理責任者等もオンラインツールの利用者として登録できる場合があります。
例えば、会社への税務調査において、税理士がメールで資料提出の依頼を受け、経理担当者がPrimeDriveへ資料をアップロードするといった対応も想定されます。
税務調査で使われる4つのオンラインツール
国税当局が利用する主なオンラインツールは、次の4種類です。
ツール | 主な用途 |
Microsoft Outlook | メール連絡、少量のデータの受渡し |
PrimeDrive | 大容量データの受渡し |
Microsoft Teams | Web会議、オンラインでの打合せ |
Microsoft Forms | 利用同意、アンケート等のオンライン回答 |
税務職員は、GSSを導入したパソコンからこれらのツールを利用します。
当局が利用するメールアプリケーションはMicrosoft Outlook、オンラインストレージはPrimeDrive、Web会議はMicrosoft Teamsに限定されています。税務職員が個人的なメールサービスや、任意のファイル共有サービスを利用することは原則として認められていません。
税務調査はすべてオンラインになるわけではない
オンラインツールが利用されるのは、当局が調査を効率的に実施できると判断し、かつ、調査担当者と納税者等との間で合意がある場合です。
反対に、オンラインツールを使うことで、かえって確認作業が複雑になったり、調査の効率が低下したりすると見込まれる場合には利用されません。
実地調査は、あくまでも税務職員が納税者の事務所等へ臨場して行なうことが原則です。
したがって、オンラインツールを利用したからといって、次のようなすべての手続が非対面になるとは限りません。
調査初日の面談
会社の事業内容や業務フローの確認
原始資料や現物の確認
社内システムの操作状況の確認
代表者や担当者への質問
調査結果の説明
例えば、調査初日は会社で面談を行ない、その後の追加資料だけをPrimeDriveで提出することも考えられます。
また、担当者との日程調整はメールで行ない、追加確認はTeams、最終的な調査結果の説明は対面で行うといった組合せもあり得ます。
オンラインツールの利用には納税者等の同意が必要
税務調査担当者がオンラインツールの利用によって効率的に調査できると判断した場合、事前に納税者や税理士等へ説明が行われます。
その際、Microsoft Formsの登録フォームへアクセスするための二次元コードが記載された「調査等におけるオンラインツールの利用について」という書面が交付されます。
オンラインツールの利用を希望する場合は、二次元コードを読み込み、登録フォームから次の内容を登録します。
オンラインツールの利用に関する同意
利用するメールアドレス
オンラインツールを使用する人
電話番号
その他の同意事項
メールアドレスは原則として1件ですが、最大3件まで登録できます。
例えば、次の3者のメールアドレスを登録することも想定されます。
納税者または法人代表者
関与税理士
経理責任者
ただし、登録できるかどうかは調査の状況や当局の確認によります。
納税者本人や関与税理士以外のメールアドレスを登録する場合には、その登録について納税者本人が同意しているかの確認も行われます。
実地調査では事前通知後に利用説明が行なわれる
実地調査の場合、オンラインツールの利用に関する説明や意思確認は、原則として税務調査の事前通知後に行なわれます。
事前通知を行なわない税務調査では、調査着手後に説明が行なわれます。
オンラインツールの利用に同意した事実や登録内容は、税務署側の調査経過記録書等に記録され、同意事項も保存されます。
なお、利用を求められたからといって、必ず同意しなければならないというものではありません。自社の情報セキュリティ規程、インターネット環境、担当者のITスキルなどを踏まえ、オンライン対応が可能かを確認することが重要です。
税務署とのメールはどのような場面で使われる？
税務調査でのメールは、主に調査を進めるための連絡手段として利用されます。
次のような利用場面が想定されます。
＜資料の提示・提出依頼＞
税務署が納税者等に対し、確認したい帳簿書類や資料の一覧をメールで送ることがあります。例えば、次のような資料です。
総勘定元帳
請求書・納品書の写し
契約書
固定資産台帳
給与台帳
経費の明細
取引先別の集計表
＜日程調整＞
調査日、資料提出期限、調査結果の説明日などの日程調整にメールが利用されます。
電話では複数の候補日時を調整しにくいため、メールを使うことで記録を残しながら日程を決められます。
＜データ受渡しの連絡＞
メールに資料を直接添付するほか、PrimeDriveのアップロード先や、Teams会議のURLを通知するためにもメールが利用されます。
＜軽微な連絡＞
調査の実施過程で必要となる簡単な確認や連絡についても、メールが利用されることがあります。
事前通知や取引内容の確認は原則メールで行なわない
メールが利用できるようになっても、税務調査に関するすべてのやり取りがメールへ移行するわけではありません。次の対応は原則としてメールで行なわないとされています。
税務調査の事前通知
メールによる事業概況の聴取
メールによる取引内容の確認
税務調査の事前通知は、原則として口頭で行なわれます。
また、事業内容や取引の実態について詳細な説明を求める場合も、メールの文章だけで完結させるのではなく、電話、対面またはTeamsなどを利用することが想定されます。
つまり、メールは主として資料依頼や日程調整などに使われ、質問検査そのものをメールだけで進めるものではありません。
メールアドレスは「ホワイトリスト」に登録される
税務調査では、納税者の帳簿書類や個人情報を含むデータがやり取りされます。
誤送信や第三者への情報漏えいを防ぐため、国税当局では、送受信を認めるメールアドレスを事前に「ホワイトリスト」へ登録します。
登録されていないメールアドレスへの送信は制御され、登録のないメールアドレスからの受信も制限される仕組みです。
したがって、調査の途中で担当者のメールアドレスを変更した場合や、別の経理担当者から資料を送る場合には、そのアドレスを使ってそのまま送信できるとは限りません。
事前に税務署の担当者へ連絡し、登録変更の手続を確認する必要があります。
登録後にはテストメールが届く
メールアドレスをホワイトリストへ登録した後、税務署等の担当者からテストメールが送信されます。テストメールには、登録したメールアドレスに誤りがない場合、その旨を返信するよう記載されています。
受信確認は、電話または対面で行われ、納税者等はテストメールへ返信します。
複数のメールアドレスを登録した場合には、アドレスごとに同様の確認が行なわれます。
この手続によって、次の事項を確認します。
登録したアドレスが正しいこと
納税者等が実際にメールを受信できること
税務署と納税者等の双方が送受信できること
誤った第三者のアドレスが登録されていないこと
税務署から届くメールに記載される情報
納税者等が税務署や国税局から受信するメールには、原則として次の情報が記載されます。
税務署または国税局の名称
担当部門名
担当者名
税務署または国税局の所在地
電話番号
内線番号
担当者名は名字のみの記載です。
メールの内容や送信元に不審な点がある場合には、メール本文に記載された連絡先だけを頼りにせず、既に把握している税務署の代表番号などを利用して確認することも重要でしょう。
メールが送信される時間帯
税務署等からのメールは、原則として平日の執務時間内に送信されます。
閉庁日、早朝、夜間には原則として送信されません。
ただし、納税者等と通常の時間帯に連絡が取れないなど、合理的な理由がある場合には、平日の執務時間外に送信されることがあります。
その場合でも、おおむね午前7時以降、午後9時以前の送信が想定されています。したがって、深夜や早朝に突然届いたメールについては、内容を慎重に確認する必要があります。
メールにデータを添付して提出できる
納税者等は、税務署へ提出する資料をメールに添付して送信できます。
ただし、メールに添付できるデータには容量やファイル形式の制限があります。
Microsoft Outlookを利用する場合の主な条件は、次のとおりです。
項目 | 内容 |
容量 | メール本文と添付ファイルを合わせて20MBまで |
ファイル形式 | exe形式等は添付不可 |
提出履歴 | 送信済みメールで確認可能 |
比較的少量のPDF、Excel、CSVデータなどであれば、メールによる提出が使いやすいでしょう。
一方、総勘定元帳や証憑データを一括して提出する場合は、20MBを超えることがあります。その場合はPrimeDriveやe-Taxの利用を検討します。
メール添付にはパスワードを設定する
国税当局から納税者等へ資料をメール添付で送信する場合には、原則として添付ファイルへパスワードが設定されます。
パスワードは、メールとは別に電話等で連絡されます。
納税者等が税務署へ資料をメール添付で送信する場合も、同様にパスワードを設定し、別途、担当者へパスワードを伝えます。
機密性の高いデータを送信する際には、次の点を確認しておきましょう。
誤ったファイルを添付していないか
他社や他の顧客の資料が含まれていないか
送信先が登録済みの税務署アドレスか
ファイルを開けるか
パスワードをメール本文に記載していないか
提出したファイルの控えを保存しているか
大容量データはPrimeDriveで提出する
メールへ添付できない大容量のデータについては、オンラインストレージサービスのPrimeDriveが利用されます。PrimeDriveの主な条件は次のとおりです。
項目 | 内容 |
ファイル形式 | 制限なし |
ファイル数 | 最大20ファイル |
1ファイルの容量 | 最大1.9GB |
提出後の取扱い | 当局がダウンロード後にデータを削除 |
PrimeDriveでは、メールよりもはるかに大きなデータを提出できます。
例えば、次のようなデータの提出に向いています。
会計データ一式
大量の請求書PDF
スキャンした証憑
取引明細のCSV
契約書ファイル
基幹システムから出力した帳票
ただし、当局がダウンロードした後はPrimeDrive上のデータが削除されるため、提出履歴を後から確認する方法がありません。
そのため、自社側では、提出したファイル名、提出日時、ファイル内容を記録した一覧を残しておくことが重要です。
e-Taxでも調査資料を提出できる
税務調査等の資料は、e-Taxを利用して提出することもできます。
主に次の条件が示されています。
項目 | 内容 |
ファイル形式 | PDFまたはCSV |
ファイル数 | 1回の送信につき最大136ファイル |
PDFの容量 | 合計14MBまで |
CSVの容量 | 合計8MBまで |
e-Taxのメッセージボックスからは、送信済みデータを後からダウンロードできないため、提出内容の把握方法がないとされています。
したがって、送信前に提出ファイルを自社のフォルダへ保存し、送信した資料の一覧を別途作成しておくべきでしょう。
資料提出方法の比較
税務署へ電子データを提出する主な方法は、次のように整理できます。
方法 | 向いている資料 | 主な制限 | 提出履歴 |
Outlook | 少量の資料、連絡メール | 合計20MBまで | 送信履歴で確認可能 |
PrimeDrive | 大容量データ | 最大20ファイル、1ファイル1.9GB | ダウンロード後に削除 |
e-Tax | PDF・CSVの正式提出 | PDF合計14MB、CSV合計8MB | 送信データを後から取得不可 |
資料の量や形式によって、適切な提出方法が異なります。
例えば、資料一覧だけをメールで送り、実際のデータはPrimeDriveへアップロードする方法も考えられます。
オンライン調査に備えて企業が準備したいこと
オンラインツールを利用した税務調査に対応するため、企業では事前に次の事項を整理しておくとよいでしょう。
＜税務調査用の連絡先を決める＞
誰のメールアドレスを登録するのか、あらかじめ決めておきます。
担当者個人だけのアドレスを利用すると、退職、異動、休職時に対応できなくなる可能性があります。
＜税理士と役割分担を決める＞
税務署からの連絡を、会社と税理士のどちらが受けるのかを整理します。
例えば、次のような役割分担が考えられます。
日程調整：税理士
会計データの準備：経理担当者
契約書の準備：総務・法務担当者
最終確認と提出：税理士
Teams会議への参加：代表者、経理責任者、税理士
＜提出資料の一覧を作成する＞
PrimeDriveやe-Taxでは、提出後にファイルの内容を確認しにくい場合があります。
次の項目を記録した提出管理表を作成しておくと安心です。
提出日
提出方法
ファイル名
資料の対象期間
資料の内容
提出者
税務署の依頼日
提出期限
パスワード連絡日
＜データの個人情報を確認する＞
給与台帳、取引先名簿、顧客データなどには、個人情報や営業上の機密情報が含まれます。
税務署から依頼された範囲を確認し、無関係なデータまで一括して提出しないよう注意しましょう。
＜ファイルを開けるか確認する＞
提出したファイルが破損していたり、特殊なソフトでなければ閲覧できなかったりすると、再提出が必要になります。
送信前に、別のパソコンでも開けるかを確認するとよいでしょう。
オンライン対応による企業側のメリット
オンラインツールの活用には、企業側にも次のメリットがあります。
税務署へ紙資料を持参する必要が減る
遠方の税理士も調査対応に参加しやすい
日程調整の記録が残る
資料提出のためだけに税務職員の訪問を受ける必要が減る
大量の電子データをそのまま提出できる
追加資料の提出を迅速に行える
特に、帳簿や証憑をクラウド上で管理している会社では、紙へ印刷するよりも電子データで提出する方が効率的な場合があります。
オンライン対応の注意点
一方、オンラインツールの利用には次のような注意点もあります。
誤った資料を送ると回収が難しい
PrimeDriveやe-Taxでは提出履歴を確認しにくい
パスワードの管理が必要
担当者のメールアドレス変更時に再登録が必要になる
メールを見落とすと提出期限を過ぎる可能性がある
データ提出の範囲が広くなりすぎる可能性がある
なりすましメールへの注意が必要
オンラインで簡単に資料を送れるからこそ、提出前に税理士や社内責任者が内容を確認する手続を設けることが重要です。
まとめ
国税庁では、税務調査等において、Microsoft Outlook、PrimeDrive、Microsoft Teams、Microsoft Formsなどのオンラインツールの利用を進めています。
主なポイントは次のとおりです。
税務調査は対面が基本であり、すべてがオンラインになるわけではない
オンラインツールは、調査の効率化が見込まれ、納税者等の同意がある場合に利用される
実地調査だけでなく、反面調査や行政指導なども対象となる
利用開始前にMicrosoft Formsで同意事項やメールアドレス等を登録する
メールアドレスは原則1件、最大3件まで登録できる
登録後にはテストメールによる受信確認が行われる
メールは資料依頼、日程調整、TeamsやPrimeDriveのURL連絡などに利用される
調査の事前通知や取引内容の確認は原則メールでは行わない
メール添付は合計20MBまで
大容量データはPrimeDriveで提出できる
e-TaxではPDF・CSVデータを提出できる
提出後に確認できない場合に備え、自社で提出資料の控えと一覧を残す
オンラインツールによって税務調査への対応は効率化しますが、資料を簡単に送れる分、提出範囲や内容の確認がこれまで以上に重要になります。
税務署からオンラインツールの利用を提案された場合には、連絡窓口、登録するメールアドレス、資料提出の承認手続、提出履歴の保存方法について、会社と顧問税理士の間で事前に整理しておきましょう。
神戸での起業や開業に関するご相談、確定申告にお困りの方、顧問税理士をお探しの方は安田亮公認会計士・税理士事務所までお問い合わせください！
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【この記事の執筆者】
安田 亮（公認会計士・税理士）
安田亮公認会計士・税理士事務所 代表
京都大学経済学部在学中に公認会計士試験に合格。有限責任 あずさ監査法人、株式会社神戸製鋼所での実務経験を経て、2018年に神戸市で独立。
現在は、中小企業から上場企業に対する税務顧問、決算支援、税効果会計、連結決算、新リース会計基準への対応、組織再編、補助金・助成金に関する支援などを行なっています。また、金融機関や大手企業が運営する税務・会計・経営分野のWebメディアにおいて、記事の執筆・監修にも携わっています。
事務所ブログでは、税制改正や会計基準、経営実務に関する情報を、専門用語をできるだけかみ砕き、経営者や経理担当者の方に役立つ形で解説しています。
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