インボイス制度で従業員が経費を立替払いした場合の注意点｜立替金精算書は必要？
こんばんは！代表の安田です。
インボイス制度が始まってから、日々の経費精算について「従業員が立て替えた領収書やレシートは、そのまま保存しておけばよいのか」と迷われる事業者の方も多いのではないでしょうか。
特に、従業員が会社の備品や消耗品を購入し、レシートや領収書を受け取った場合、その宛名が「会社名」ではなく「従業員名」になっていることがあります。
このような場合、会社が仕入税額控除を受けるためには、インボイスやレシートの保存方法に注意が必要です。この記事では、従業員が経費を立替払いした場合のインボイス対応と、立替金精算書の考え方について解説します。
本日は、インボイス制度で従業員が経費を立替払いした場合の注意点について触れていきます。
インボイス制度では「誰宛の書類か」が重要
インボイス制度では、事業者が消費税の仕入税額控除を受けるために、原則として一定の事項が記載された適格請求書、いわゆるインボイスの保存が必要です。
インボイスには、主に次のような事項が記載されます。
適格請求書発行事業者の氏名または名称
登録番号
取引年月日
取引内容
税率ごとに区分した金額
消費税額等
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
このうち、実務上問題になりやすいのが「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」です。
会社の経費として処理するものであれば、本来は会社宛のインボイスを受け取るのが原則です。しかし、従業員が店舗やインターネットで立替払いをした場合、会社名ではなく従業員名で領収書が発行されることがあります。
この場合、従業員名のインボイスを会社がそのまま保存するだけでは、その取引が本当に会社の課税仕入れであることが明確でないケースがあります。
従業員宛のインボイスだけでは不十分な場合がある
たとえば、従業員が会社で使用する備品を購入し、領収書の宛名が従業員名になっていたとします。
この場合、実態としては会社の経費であっても、書類上は従業員個人が支払った取引のように見えます。そのため、会社が仕入税額控除を受けるためには、その支出が会社のためのものであることを明らかにする資料をあわせて保存する必要があります。
代表的な方法が、従業員が作成する「立替金精算書」や「経費精算書」を保存する方法です。従業員宛のインボイスと、会社宛の立替金精算書をあわせて保存することで、その取引が会社の課税仕入れであることを明確にできます。
立替金精算書に記載しておきたい内容
立替金精算書について、法律上決まった様式があるわけではありません。すでに会社で使用している経費精算書のフォーマットを利用しても問題ありません。
ただし、インボイス制度に対応するためには、最低限、次のような内容を確認できるようにしておくことが望ましいです。
精算する従業員の氏名
所属部署など、従業員を特定できる情報
支払日
支払先の名称
支払先の登録番号
支払内容
支払金額
消費税額または税込金額
適用税率
添付する領収書やレシートとの対応関係
ポイントは、従業員が受け取ったインボイスと立替金精算書が、どの取引に対応しているのか分かるようにしておくことです。
たとえば、精算書の備考欄に領収書番号やレシートの日付、支払先名を記載しておくと、後から確認しやすくなります。
適格簡易請求書の場合は従業員名簿等で対応できることも
小売店、飲食店、タクシー、コインパーキングなど、一定の事業者が発行する書類は「適格簡易請求書」として取り扱われる場合があります。
適格簡易請求書では、通常のインボイスと異なり、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称の記載が不要とされています。
ただし、従業員名があえて記載されている場合には注意が必要です。このようなケースでも、その従業員が会社に所属していることが従業員名簿等で明らかであれば、会社の仕入税額控除の保存要件を満たすものとして取り扱われる場合があります。
一方で、従業員名簿等がなく、立替払いをした従業員を特定できない場合には、従業員が作成した立替金精算書を保存する必要があります。
つまり、実務上は「従業員が会社のために支払ったこと」を客観的に確認できる状態にしておくことが重要です。
会社宛で受け取れる場合は会社宛にしてもらうのが基本
実務上、最もシンプルなのは、従業員が経費を立替払いする場合でも、可能な限り会社名でインボイスを発行してもらうことです。
会社宛のインボイスであれば、誰の経費なのかが明確になり、追加資料の整理も少なく済みます。
ただし、店舗のレジや少額決済では、宛名を会社名にできない場合もあります。また、適格簡易請求書のように宛名の記載自体が不要な書類もあります。
そのため、社内ルールとして次のような運用を決めておくと安心です。
会社名で発行できる場合は会社名で受け取る
従業員名で発行された場合は経費精算書と一緒に提出する
レシートや領収書は原本または電子データで保存する
支払先の登録番号を確認できるようにする
経費精算書と証憑の対応関係を明確にする
このようなルールをあらかじめ整備しておくことで、経理担当者の確認作業もスムーズになります。
電子帳簿保存法との関係にも注意
インボイス制度への対応では、インボイスの記載事項だけでなく、保存方法にも注意が必要です。
たとえば、従業員がインターネットで備品を購入し、PDFの領収書やメールの請求書を受け取った場合、その書類は電子取引データに該当する可能性があります。
電子取引データに該当する場合は、紙に印刷して保存するだけではなく、電子データとして保存することが求められます。
つまり、従業員の立替経費については、インボイス制度と電子帳簿保存法の両方を意識した運用が必要です。
経費精算システムを利用している会社であれば、レシート画像、PDF領収書、立替金精算書、承認履歴などを一元管理できるようにしておくとよいでしょう。
まとめ
従業員が会社の経費を立替払いした場合、従業員宛のインボイスや領収書を会社がそのまま保存するだけでは、仕入税額控除の要件を満たすかどうか確認が必要になることがあります。
特に、会社宛ではなく従業員宛のインボイスを受け取った場合には、その取引が会社の課税仕入れであることを明らかにするため、立替金精算書や経費精算書をあわせて保存することが重要です。
また、適格簡易請求書の場合には、従業員名簿等により従業員を特定できれば対応できるケースもありますが、社内資料との紐づけが不十分な場合には、立替金精算書の保存が必要になります。
インボイス制度では、書類を受け取るだけでなく、「誰の取引か」「会社の経費であることが分かるか」「証憑と精算書が紐づいているか」が大切です。
従業員の経費精算は日常的に発生するため、後から慌てないよう、会社名での領収書取得、経費精算書の記載項目、電子データの保存方法などを社内で整理しておきましょう。
インボイス制度や経費精算の運用に不安がある場合は、早めに税理士へ相談することをおすすめします。
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【この記事の執筆者】
安田 亮（公認会計士・税理士）
安田亮公認会計士・税理士事務所 代表
京都大学経済学部在学中に公認会計士試験に合格。有限責任 あずさ監査法人、株式会社神戸製鋼所での実務経験を経て、2018年に神戸市で独立。
現在は、中小企業から上場企業に対する税務顧問、決算支援、税効果会計、連結決算、新リース会計基準への対応、組織再編、補助金・助成金に関する支援などを行なっています。また、金融機関や大手企業が運営する税務・会計・経営分野のWebメディアにおいて、記事の執筆・監修にも携わっています。
事務所ブログでは、税制改正や会計基準、経営実務に関する情報を、専門用語をできるだけかみ砕き、経営者や経理担当者の方に役立つ形で解説しています。
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