過去の確定申告書をオンラインで確認する方法｜申告書等情報取得サービスを税理士が解説
おはようございます！代表の安田です。
銀行や補助金申請で、過去の申告書の写しが必要になった
青色申告決算書や収支内訳書を確認したいが、手元に控えがない
個人事業主やフリーランスの方から、このような相談を受けることがあります。
以前は、書面で提出した確定申告書の内容を確認するには、税務署で申告書等閲覧サービスを利用したり、写しが必要な場合には開示請求手続を行なったりする必要がありました。
しかし現在は、国税庁の「申告書等情報取得サービス」を利用することで、一定の所得税の確定申告書等について、e-Tax上でPDFファイルを取得できます。
このサービスを使えば、書面で提出した確定申告書であっても、税務署へ行かずにオンラインで確認できる場合があります。
ただし、利用にはマイナンバーカードが必要です。
また、対象となる書類や年分、利用できる人には制限があります。
本日は、申告書等情報取得サービスの概要、取得できる書類、利用できない人、従来の閲覧サービスや開示請求との違い、個人事業主が実務で活用する場面を税理士が解説します。
申告書等情報取得サービスとは
申告書等情報取得サービスとは、過去に提出した所得税の確定申告書等について、e-Taxソフト（WEB版）にログインし、PDFファイルを取得できるサービスです。
紙で提出した申告書であっても、一定の対象書類については、オンラインで閲覧・取得できます。
従来、紙で申告した場合、過去の申告内容を確認するには、税務署で申告書等閲覧サービスを利用する方法が一般的でした。
また、申告書の写しが必要な場合には、個人情報保護法に基づく開示請求など、別途手続が必要になることがありました。
申告書等情報取得サービスは、このような手間を減らし、納税者本人が自宅や事務所から過去の申告書等を確認できるようにするための仕組みです。
個人事業主やフリーランスにとっては、融資、補助金、住宅ローン、賃貸契約、各種審査などで過去の確定申告書が必要になったときに便利なサービスです。
対象となる書類
申告書等情報取得サービスで取得できる主な書類は、所得税に関する次の書類です。
所得税及び復興特別所得税の確定申告書
所得税及び復興特別所得税の修正申告書
青色申告決算書
収支内訳書
個人事業主の場合、青色申告であれば「確定申告書」と「青色申告決算書」、白色申告であれば「確定申告書」と「収支内訳書」が必要になる場面が多いでしょう。
金融機関の融資審査では、確定申告書だけでなく、青色申告決算書や収支内訳書の提出を求められることがあります。
そのような場合に、手元の控えを紛失していても、対象年分であればオンラインでPDFを取得できる可能性があります。
現在は直近3年分が対象
サービス開始当初は、直近2年分の対象データから利用が始まりました。
しかし、現在は対象範囲が拡大され、書面またはe-Taxにより提出した対象書類のうち、直近3年分が対象とされています。
ただし、対象になるのは令和2年分以降の所得税の申告書等です。
そのため、かなり古い年分の申告書を取得したい場合には、このサービスでは対応できないことがあります。
その場合は、税務署での申告書等閲覧サービスや、開示請求手続を検討する必要があります。
利用にはマイナンバーカードが必要
申告書等情報取得サービスを利用するには、マイナンバーカードが必要です。
e-Taxソフト（WEB版）にログインし、申請手続の中でマイナンバーカードによる電子署名を行います。
マイナンバーカードがない場合、このサービスを利用してPDFを取得することはできません。
また、マイナンバーカードを持っていても、電子証明書の有効期限が切れている場合や、暗証番号が分からない場合には、手続きが進められないことがあります。
利用前に、次の点を確認しておきましょう。
マイナンバーカードを持っているか
署名用電子証明書が有効か
利用者証明用電子証明書が有効か
暗証番号を把握しているか
スマートフォンまたはICカードリーダライタで読取りできるか
e-Taxの利用者識別番号を確認できるか
確定申告書が急に必要になってから準備すると時間がかかることがあります。
申告書の控えが必要になる可能性がある方は、早めにマイナンバーカードの状態を確認しておくと安心です。
申請からPDF取得まで数日かかる
申告書等情報取得サービスは、申請すればその場ですぐにPDFが表示されるサービスではありません。
e-Tax上で閲覧申請を行なった後、通常は数日以内に申請結果が通知され、PDFファイルを取得できるようになります。
そのため、金融機関や行政機関へ申告書を提出する期限が迫っている場合には、早めに申請することが大切です。
「明日までに確定申告書の控えが必要」という状況では、間に合わない可能性があります。
また、取得できるようになったPDFファイルにはダウンロード可能期間があります。
必要な書類は、取得可能になったら早めに保存・印刷しておきましょう。
代理人や相続人は利用できない
申告書等情報取得サービスは、納税者本人が自己情報を取得するためのサービスです。
そのため、税理士などの税務代理人や、相続人は利用できません。
たとえば、次のようなケースでは注意が必要です。
税理士が顧問先本人の代わりに取得したい
相続人が亡くなった親の確定申告書を取得したい
法人の担当者が代表者個人の申告書を取得したい
家族が本人に代わって取得したい
このような場合には、申告書等情報取得サービスではなく、別の手続を検討する必要があります。
税理士が関与している場合でも、本人がマイナンバーカードを使ってログインし、本人の操作で取得する必要があります。
e-Taxで申告した場合はメッセージボックスから確認できることもある
過去の確定申告をe-Taxで行っている場合は、申告書等情報取得サービスを使わなくても、e-Taxのメッセージボックスから申告時の受信通知を確認し、申告書等のPDFファイルをダウンロードできることがあります。
ただし、メッセージボックスの確認にも、マイナンバーカードなどによる認証が必要になる場合があります。
また、スマートフォンやパソコンで確定申告書を作成した際に、PDFファイルや申告データを自分の端末に保存している場合には、その保存データから印刷できることもあります。
過去の申告書を探すときは、次の順番で確認するとよいでしょう。
自分のパソコンやスマートフォンにPDFを保存していないか
e-Taxのメッセージボックスに申告データが残っていないか
申告書等情報取得サービスでPDFを取得できるか
それでも取得できない場合は閲覧サービスや開示請求を検討する
従来の申告書等閲覧サービスとの違い
申告書等閲覧サービスは、税務署で過去に提出した申告書等を閲覧するための制度です。
過去の申告内容を確認したい場合に利用できますが、原則として税務署での手続が必要です。
また、閲覧が目的であり、写しの交付とは異なります。
一方、申告書等情報取得サービスでは、対象となる所得税申告書等について、e-Tax上でPDFファイルを取得できます。
税務署に行かずに手続でき、取得したPDFを保存・印刷できる点が大きな違いです。
ただし、すべての書類やすべての年分が対象になるわけではありません。
対象外の書類や古い年分については、従来の閲覧サービスや開示請求を検討することになります。
開示請求との違い
過去の申告書の写しが必要な場合には、個人情報保護法に基づく開示請求を行なう方法もあります。
開示請求は、対象となる行政文書の開示を求める手続で、申告書の写しを取得したい場合に利用されることがあります。
ただし、開示請求には手数料がかかり、手続から取得まで一定の日数がかかります。
申告書等情報取得サービスは、対象書類・対象年分であれば、無料でPDFを取得できるため、まずはこのサービスで取得できるか確認するのが実務上は効率的です。
ただし、対象外の年分や書類については、開示請求が必要になることがあります。
個人事業主が利用する場面
申告書等情報取得サービスは、特に個人事業主やフリーランスにとって実用性があります。
たとえば、次のような場面です。
融資の申込み
日本政策金融公庫や金融機関から融資を受ける際、過去2〜3年分の確定申告書、青色申告決算書、収支内訳書の提出を求められることがあります。
手元の控えがない場合、申告書等情報取得サービスでPDFを取得できれば、書類準備がスムーズになります。
補助金・助成金の申請
補助金や助成金の申請では、売上や所得を確認するために確定申告書や決算書の写しが必要になることがあります。
特に個人事業主向けの補助金では、確定申告書第一表や青色申告決算書の提出を求められるケースがあります。
住宅ローンや賃貸契約
個人事業主は会社員と異なり、源泉徴収票だけで所得を証明できないことがあります。
住宅ローン、賃貸契約、各種審査では、確定申告書や決算書が所得証明資料として使われることがあります。
過去の申告内容の確認
翌年以降の確定申告を作成する際、過去の減価償却費、青色申告特別控除、専従者給与、繰越損失などを確認したいことがあります。手元の控えを紛失している場合でも、過去の申告書や決算書を確認できれば、申告作業のミスを防ぎやすくなります。
PDFを取得したら保存しておく
申告書等情報取得サービスでPDFを取得したら、必ず自分のパソコンやクラウドストレージなどに保存しておきましょう。
ダウンロード可能期間が過ぎると、再度手続が必要になることがあります。
また、PDFを保存する際は、ファイル名を分かりやすくしておくと後で探しやすくなります。
たとえば、次のようなファイル名です。
2024年分_所得税確定申告書.pdf
2024年分_青色申告決算書.pdf
2023年分_収支内訳書.pdf
個人事業主の場合、税務資料は毎年増えていきます。
申告書、決算書、総勘定元帳、請求書、領収書、控除証明書などを年分ごとに整理しておくと、融資や税務調査、翌年の申告準備で慌てずに済みます。
申告書の控えを紛失しないための管理方法
オンラインで過去の申告書を取得できるようになったとはいえ、日頃から申告書控えを管理しておくことが大切です。
おすすめは、紙とデータの両方で保存する方法です。
申告書提出後、PDFを必ず保存する
青色申告決算書や収支内訳書も一緒に保存する
年分ごとにフォルダを分ける
申告書第一表、第二表、決算書、添付書類をまとめる
クラウドストレージや外付け媒体にバックアップする
税理士に依頼している場合は控えの保存方法を確認する
特に電子申告の場合、申告書PDFだけでなく、送信結果や受信通知も保存しておくと安心です。
提出した事実を確認する資料として、後日必要になることがあります。
申告書等情報取得サービスを使う前の確認事項
利用前には、次の点を確認しておきましょう。
1. 取得したい書類が対象か
所得税の確定申告書、修正申告書、青色申告決算書、収支内訳書が主な対象です。
法人税申告書や消費税申告書などは、このサービスの対象外です。
2. 取得したい年分が対象か
現在は、令和2年分以降の直近3年分が対象です。
それより古い年分は、別の方法を検討する必要があります。
3. 本人が利用するか
税務代理人や相続人は利用できません。
本人がマイナンバーカードを使って手続きする必要があります。
4. マイナンバーカードを使える状態か
電子証明書の有効期限や暗証番号を確認します。
スマートフォンやICカードリーダライタで読み取れる環境も必要です。
5. 取得までの日数に余裕があるか
申請からPDF取得まで数日かかることがあります。
提出期限がある場合は、早めに申請しましょう。
取得できない場合の対応
申告書等情報取得サービスを利用しても、希望する申告書が取得できない場合があります。
たとえば、次のようなケースです。
対象年分より古い申告書である
対象書類以外の書類である
本人以外が取得しようとしている
マイナンバーカードによる認証ができない
申告データの処理状況により取得できない
このような場合には、税務署の申告書等閲覧サービスや開示請求、手元の控えの再確認、税理士が保管している控えの確認などを検討します。
税理士へ申告を依頼していた場合には、まず税理士事務所に控えが残っていないか確認するのが早いこともあります。
税理士に依頼している場合の注意点
税理士に確定申告を依頼している場合、通常は税理士事務所から申告書控えを受け取っているはずです。
ただし、何年も前の申告書や、以前の税理士に依頼していた申告書について、手元に控えがないこともあります。
申告書等情報取得サービスは税務代理人が代理で利用することはできないため、本人が取得する必要があります。
税理士に相談する場合は、次のように役割を分けるとよいでしょう。
本人 → マイナンバーカードでe-Taxにログインし、PDFを取得する
税理士 → 取得したPDFを確認し、融資・補助金・申告準備に必要な資料を整理する
取得したPDFを税理士に共有すれば、過去の所得、減価償却、青色申告特別控除、繰越損失などの確認に活用できます。
よくある誤解
書面で提出した申告書はオンラインで確認できない
現在は、一定の所得税の確定申告書等について、書面で提出したものでも申告書等情報取得サービスによりPDFを取得できる場合があります。
申請すればすぐにPDFが取得できる
即時取得ではありません。申請後、通常は数日以内にPDFを取得できるようになります。
税理士が代理で取得できる
申告書等情報取得サービスは、代理人や相続人は利用できません。本人がマイナンバーカードを使って手続きする必要があります。
すべての税目の申告書を取得できる
対象は主に所得税の確定申告書、修正申告書、青色申告決算書、収支内訳書です。法人税や消費税など、すべての申告書が対象になるわけではありません。
古い申告書もすべて取得できる
対象は令和2年分以降の直近3年分です。古い年分については、閲覧サービスや開示請求など別の方法を検討する必要があります。
まとめ
過去に提出した確定申告書や青色申告決算書、収支内訳書を確認したい場合、現在は「申告書等情報取得サービス」を利用することで、e-Tax上からPDFファイルを取得できる場合があります。
このサービスは、所得税の確定申告書等について、書面またはe-Taxにより提出した直近3年分の対象書類を、オンラインで取得できる仕組みです。
対象書類は、所得税及び復興特別所得税の確定申告書・修正申告書、青色申告決算書、収支内訳書です。
利用にはマイナンバーカードが必要で、e-Taxソフト（WEB版）にログインし、電子署名を付けて申請します。
申請後、通常は数日以内にPDFファイルを取得できるようになります。
ただし、代理人や相続人は利用できません。
税理士が顧問先本人に代わって取得することもできないため、本人がマイナンバーカードを使って手続きする必要があります。
個人事業主やフリーランスにとって、過去の確定申告書は、融資、補助金、住宅ローン、賃貸契約、翌年の申告準備などで必要になる重要な資料です。
申告書等情報取得サービスを活用しつつ、今後は申告書PDFや受信通知を毎年きちんと保存しておきましょう。
神戸での起業や開業に関するご相談、確定申告にお困りの方、顧問税理士をお探しの方は安田亮公認会計士・税理士事務所までお問い合わせください！
【この記事の執筆者】
安田 亮（公認会計士・税理士）
安田亮公認会計士・税理士事務所 代表
京都大学経済学部在学中に公認会計士試験に合格。有限責任 あずさ監査法人、株式会社神戸製鋼所での実務経験を経て、2018年に神戸市で独立。
現在は、中小企業から上場企業に対する税務顧問、決算支援、税効果会計、連結決算、新リース会計基準への対応、組織再編、補助金・助成金に関する支援などを行なっています。また、金融機関や大手企業が運営する税務・会計・経営分野のWebメディアにおいて、記事の執筆・監修にも携わっています。
事務所ブログでは、税制改正や会計基準、経営実務に関する情報を、専門用語をできるだけかみ砕き、経営者や経理担当者の方に役立つ形で解説しています。
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