出張旅費・宿泊費・日当はインボイスなしで仕入税額控除できる？帳簿のみ保存の注意点を税理士が解説
こんにちは！代表の安田です。
インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、原則として帳簿とインボイスの保存が必要です。
そのため、経理担当者の中には、
従業員に支給する出張旅費にもインボイスが必要なのか
日当は従業員に払うものだから、仕入税額控除できないのでは
3万円以上の出張旅費はインボイスがないと控除できないのか
と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
結論からいうと、従業員等に支給する出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当のうち、その旅行や通勤に通常必要と認められる部分については、インボイス制度の下でも、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
また、公共交通機関による旅客運送には「3万円未満」という金額基準がありますが、従業員等に支給する通常必要な出張旅費等については、3万円未満という金額基準はありません。
本日は、出張旅費等とインボイス制度の関係、帳簿のみ保存で仕入税額控除できる理由、3万円基準との違い、帳簿への記載事項、実務上の注意点について解説します。
出張旅費等は「通常必要な範囲」で課税仕入れになる
国内出張や転勤のために、会社が役員や従業員へ出張旅費、宿泊費、日当を支給することがあります。
消費税では、これらの支給額のうち、その旅行について通常必要であると認められる部分は、課税仕入れとして取り扱われます。
国税庁も、国内の出張または転勤のために役員・使用人へ支給した出張旅費、宿泊費、日当について、通常必要と認められる部分は課税仕入れになると案内しています。また、海外出張や海外転勤のための出張旅費等は、原則として課税仕入れにならないとされています。
従業員等に対して支給する出張旅費・宿泊費・日当等のうち、その旅行に通常必要であると認められる金額は、消費税の課税仕入れにできると説明されています。
つまり、出張旅費等は、従業員に支払うものだからといって、消費税の仕入税額控除の対象外になるわけではありません。
国内出張に通常必要な範囲であれば、会社側では課税仕入れとして処理できます。
インボイス制度後も取扱いは変わらない
インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書、いわゆるインボイスの保存が必要です。
しかし、従業員へ支給する出張旅費や日当については、従業員が適格請求書発行事業者として会社にインボイスを発行するわけではありません。
そのため、インボイス制度後は仕入税額控除ができなくなるのでは、と不安に感じる方もいます。
この点について、添付資料では、従業員等に対して支給する通常必要な出張旅費等を課税仕入れにできる取扱いは、インボイス制度下においても変わらないとされています。
国税庁の質疑応答事例でも、社員に支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうち通常必要と認められる部分は、課税仕入れに該当し、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるとされています。
したがって、インボイス制度が始まったからといって、従業員からインボイスをもらえない出張旅費等がすべて控除不可になるわけではありません。
帳簿のみ保存で仕入税額控除できる
インボイス制度では、原則として帳簿とインボイスの保存が必要です。
ただし、請求書等の交付を受けることが困難であるなどの理由から、一定の取引については、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められています。
・インボイスの交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関による旅客運送
・従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等ここでいう出張旅費等には、出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当が含まれます。
つまり、従業員に支給する通常必要な出張旅費等については、インボイスを保存しなくても、帳簿に一定事項を記載することで仕入税額控除が可能です。
公共交通機関の3万円基準と混同しない
出張旅費等のインボイス対応で特に誤解が多いのが、「3万円未満」という金額基準です。
インボイス制度では、3万円未満の公共交通機関による旅客運送について、帳簿のみ保存で仕入税額控除が認められる特例があります。
たとえば、電車、バス、船舶などの公共交通機関を利用した場合です。
しかし、この3万円基準は、公共交通機関による旅客運送に関する基準です。
従業員等に支給する通常必要な出張旅費等については、3万円未満という金額基準はありません。
ここは実務でかなり重要です。
たとえば、従業員に国内出張の日当・宿泊費・交通費として5万円を支給した場合でも、その出張に通常必要と認められる範囲であれば、出張旅費等特例により帳簿のみ保存で仕入税額控除できる可能性があります。
一方、会社が直接、鉄道会社や航空会社などから3万円以上のチケットを購入する場合には、公共交通機関特例だけでは対応できず、原則としてインボイス等の保存が必要になる場面があります。
会社が従業員に支給する場合と、会社が直接支払う場合は違う
出張旅費等の取扱いでは、誰に支払っているのかが重要です。
国税庁の質疑応答事例でも、社員に対して支払うものではなく、役務提供先に直接支払うものについて仕入税額控除を行うには、原則として適格請求書等と一定事項を記載した帳簿の保存が必要とされています。
つまり、次の2つは区別して考えます。
従業員に支給する出張旅費等→ 通常必要な範囲なら、帳簿のみ保存で仕入税額控除できる
ホテル・旅行会社・交通機関へ会社が直接支払う費用→ 原則として、その支払先からのインボイス保存が必要
たとえば、従業員がホテル代を立て替え、会社が旅費規程に基づいて宿泊費を精算する場合には、出張旅費等特例の対象になり得ます。
一方、会社がホテルへ直接宿泊代を支払う場合には、ホテルから交付されるインボイスを保存するのが原則です。
同じ出張に関する支出でも、支払先や精算方法によって保存すべき書類が変わるため、経理処理では注意が必要です。
「通常必要な範囲」の判断が重要
帳簿のみ保存で仕入税額控除できるのは、従業員等に支給する出張旅費等のうち、「通常必要であると認められる部分」です。
国税庁のQ&Aでは、この「通常必要であると認められる部分」について、所得税基本通達9-3に基づき判定し、所得税が非課税となる範囲内で帳簿のみ保存による仕入税額控除が認められると説明されています。
所得税基本通達9-3では、非課税とされる旅費の範囲について、旅行の目的、目的地、行路、期間、宿泊の要否、旅行者の職務内容や地位等からみて、通常必要とされる費用に充てられる範囲内の金品とされています。また、支給額が役員・使用人全体を通じて適正なバランスのある基準で計算されているか、同業種・同規模の他社が一般的に支給している金額に照らして相当かも勘案されます。
つまり、出張旅費規程に基づいて支給していても、金額が過大であれば、その全額が通常必要な範囲とは限りません。
たとえば、一般社員の国内日帰り出張に対して、実態に合わない高額な日当を支給している場合には、所得税上は給与課税、消費税上も課税仕入れとしての取扱いに疑義が生じる可能性があります。
旅費規程があると実務上説明しやすい
出張旅費等について、帳簿のみ保存で仕入税額控除を受けるために、必ず旅費規程が必要とされているわけではありません。
国税庁の資料でも、出張旅費等特例について、社内規程や基準の有無にかかわらず、また概算払いか実費精算かにかかわらず、通常必要と認められる部分は特例の対象になると説明されています。
ただし、実務上は、旅費規程がある方が圧倒的に説明しやすくなります。
旅費規程には、たとえば次のような内容を定めておくとよいでしょう。
出張の定義
日帰り出張と宿泊出張の区分
役職別の日当額
宿泊費の上限額
交通費の精算方法
実費精算と定額支給の範囲
領収書提出の要否
出張報告書の提出
海外出張の取扱い
旅費規程があり、役員・従業員間でバランスの取れた金額になっていれば、通常必要な範囲であることを説明しやすくなります。
逆に、規程がなく、その都度社長の判断で高額な日当を支給している場合などは、税務調査で確認されやすいでしょう。
帳簿には「出張旅費」などの記載が必要
帳簿のみ保存で仕入税額控除を受ける場合には、帳簿への記載内容も重要です。
帳簿には、帳簿のみ保存で仕入税額控除が認められる課税仕入れのいずれかに該当する旨の記載が必要であり、具体的には「出張旅費」などと記載すればよいとされています。
国税庁の質疑応答事例でも、通常必要な帳簿記載事項に加え、帳簿のみ保存で仕入税額控除が認められる仕入れである旨、たとえば「出張旅費」「宿泊費」などを記載する必要があるとされています。
実務上は、会計ソフトの摘要欄に次のように記載しておくと分かりやすいです。
1月15日 営業出張旅費 東京〜大阪 山田太郎 出張旅費等特例
1月20日 大阪出張宿泊費精算 佐藤花子 宿泊費・帳簿のみ保存
1月31日 1月分通勤手当 従業員分 通勤手当
税務調査で後から見たときに、「なぜインボイスがないのに仕入税額控除しているのか」が分かるようにしておくことがポイントです。
使用人等の住所・所在地の記載は不要
帳簿のみ保存で仕入税額控除を行なう場合、原則として、仕入れの相手方の住所または所在地を帳簿に記載する必要があります。
しかし、出張旅費等を受領した使用人等については、その住所等の記載は不要とされています。
帳簿のみ保存で仕入税額控除を行なう場合には、原則として仕入の相手方の住所または所在地を記載しなければならないものの、課税仕入れに該当する出張旅費等を支払った場合の出張旅費等を受領した使用人等の住所等については不要とされています。
つまり、従業員に支給した出張旅費について、帳簿に従業員の住所まで記載する必要はありません。
実務上は、従業員名、出張内容、支給額、出張旅費等特例に該当する旨が分かるようにしておけばよいでしょう。
通勤手当も通常必要な範囲なら課税仕入れ
出張旅費等特例には、通勤手当も含まれます。
国税庁は、事業者が使用人等に支給する通勤手当について、通勤のために通常必要とする範囲内のものは、所得税法上非課税とされる金額を超えている場合であっても、その全額が課税仕入れになると案内しています。
ここは所得税と消費税で少し考え方が違うため注意が必要です。
所得税では、通勤手当には非課税限度額があります。
一方、消費税では、通勤のために通常必要と認められる部分であれば、所得税の非課税限度額を超えていても課税仕入れになります。
たとえば、新幹線通勤などで所得税の非課税限度額を超える通勤手当がある場合でも、その通勤に通常必要な範囲と認められれば、消費税では課税仕入れとして扱える可能性があります。
海外出張旅費は原則として課税仕入れにならない
国内出張と海外出張では、消費税の取扱いが異なります。
国税庁は、海外への出張または転勤のために支給した出張旅費、宿泊費、日当は、原則として課税仕入れにならないと案内しています。
これは、消費税が国内取引を課税対象とする税金であるためです。
海外での宿泊費や交通費、海外出張に係る日当などについては、国内の課税仕入れとして処理できないのが原則です。
ただし、海外出張に関連して国内で発生する交通費や国内前泊費などがある場合には、その部分は国内取引として課税仕入れになることがあります。
海外出張の場合は、国内分と国外分を区分して処理することが重要です。
実費精算でも概算払いでも対象になる
出張旅費等には、大きく分けて実費精算と概算払いがあります。
実費精算：従業員が実際に支払った交通費・宿泊費などを領収書等に基づいて精算する方法
概算払い・定額支給：旅費規程に基づき、日当や宿泊費などを定額で支給する方法
出張旅費等特例は、実費精算か概算払いかによって直ちに適用が否定されるものではありません。
国税庁の資料でも、出張旅費等特例は、社内規程や基準の有無にかかわらず、また概算払いによるものか実費精算によるものかにかかわらず、通常必要と認められる部分が対象になると説明されています。
ただし、概算払いの場合は、実際の支出との関係が見えにくくなります。
そのため、出張命令書、出張報告書、旅費規程、日当計算表などを整備し、通常必要な範囲であることを説明できるようにしておきましょう。
インボイス保存が必要になるケース
出張に関連する支出でも、すべてが帳簿のみ保存でよいわけではありません。
次のような場合は、原則としてインボイス保存が必要になる可能性があります。
会社がホテルへ宿泊費を直接支払う
会社が旅行会社へ出張パック代を直接支払う
会社が航空券を直接購入する
会社がレンタカー会社へ直接支払う
取引先との会食費を法人カードで直接支払う
出張中に会社名義で備品を購入する
これらは、従業員等に支給する出張旅費等ではなく、会社が役務提供先や仕入先へ直接支払う取引です。
そのため、原則として、その支払先から交付されるインボイスを保存する必要があります。
「出張に関係する支出だから全部帳簿のみでよい」と考えないようにしましょう。
実務上のチェックポイント
出張旅費等のインボイス対応では、次の点を確認しましょう。
1. 国内出張か海外出張か
国内出張に通常必要な範囲の旅費等は課税仕入れになります。
海外出張分は原則として課税仕入れになりません。
2. 従業員に支給しているか、会社が直接支払っているか
従業員に支給する通常必要な出張旅費等は帳簿のみ保存の対象です。
会社がホテルや旅行会社等へ直接支払う場合は、原則としてインボイス保存が必要です。
3. 通常必要な範囲か
旅費規程、出張目的、出張先、期間、職務内容、同業他社水準などから、通常必要な範囲か確認します。
4. 帳簿に特例該当の記載があるか
摘要欄に「出張旅費」「宿泊費」「日当」「通勤手当」など、帳簿のみ保存で仕入税額控除が認められる取引である旨を記載します。
5. 従業員住所を記載しようとしていないか
出張旅費等を受領した使用人等の住所等は記載不要です。
6. 公共交通機関の3万円基準と混同していないか
従業員に支給する通常必要な出張旅費等には、3万円未満という金額基準はありません。
7. 出張報告書や精算書を保存しているか
帳簿のみ保存で足りる場合でも、出張の事実や業務関連性を説明する資料は保存しておくと安心です。
よくある誤解
出張旅費は3万円未満でないと帳簿のみ保存にできない
誤りです。3万円未満の基準は公共交通機関による旅客運送の特例に関するものです。従業員等に支給する通常必要な出張旅費等には金額基準がありません。
従業員はインボイスを発行できないので仕入税額控除できない
従業員に支給する通常必要な出張旅費等については、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
会社がホテルへ直接払った宿泊費も帳簿のみでよい
会社が役務提供先に直接支払うものについては、原則としてインボイス等と帳簿の保存が必要です。
出張旅費ならどれだけ高額でも全額課税仕入れになる
通常必要と認められる部分に限られます。過大な日当や宿泊費は、所得税上の給与課税や消費税上の仕入税額控除の可否が問題になる可能性があります。
通勤手当は所得税の非課税限度額までしか課税仕入れにならない
消費税では、通勤のために通常必要とする範囲内の通勤手当は、所得税法上非課税とされる金額を超えていても、その全額が課税仕入れになります。
まとめ
インボイス制度では、原則として帳簿とインボイスの保存が仕入税額控除の要件になります。
しかし、従業員等に支給する出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当のうち、その旅行や通勤に通常必要と認められる部分については、インボイス制度の下でも、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
公共交通機関による旅客運送には3万円未満という金額基準がありますが、従業員等に支給する通常必要な出張旅費等については、3万円未満という金額基準はありません。3万円以上であっても、通常必要な出張旅費等であれば、帳簿のみ保存で仕入税額控除が可能です。
ただし、会社がホテル、旅行会社、航空会社などへ直接支払う場合には、従業員に支給する出張旅費等とは異なり、原則としてインボイス等の保存が必要になります。
実務上は、旅費規程や出張報告書を整備し、帳簿の摘要欄に「出張旅費」「宿泊費」「日当」「通勤手当」など、帳簿のみ保存で仕入税額控除が認められる取引である旨を記載しておくことが重要です。
出張旅費等は日常的に発生する経費だからこそ、インボイス制度の例外を正しく理解し、帳簿記載と社内資料の保存を整えておきましょう。
神戸での起業や開業に関するご相談、確定申告にお困りの方、顧問税理士をお探しの方は安田亮公認会計士・税理士事務所までお問い合わせください！
＜あわせて読みたい＞
【この記事の執筆者】
安田 亮（公認会計士・税理士）
安田亮公認会計士・税理士事務所 代表
京都大学経済学部在学中に公認会計士試験に合格。有限責任 あずさ監査法人、株式会社神戸製鋼所での実務経験を経て、2018年に神戸市で独立。
現在は、中小企業から上場企業に対する税務顧問、決算支援、税効果会計、連結決算、新リース会計基準への対応、組織再編、補助金・助成金に関する支援などを行なっています。また、金融機関や大手企業が運営する税務・会計・経営分野のWebメディアにおいて、記事の執筆・監修にも携わっています。
事務所ブログでは、税制改正や会計基準、経営実務に関する情報を、専門用語をできるだけかみ砕き、経営者や経理担当者の方に役立つ形で解説しています。
コメント